Mittelständige Organisationen verzichten oft auf eine Buchhaltung und lassen die Buchführung extern durchführen.
Der Grund für diese Entscheidung liegt m.E. in der Tatsache, daß es kaum Buchhalter gibt, die sich mit *dempiere oder mf auskennen. Und Wirtschaftsprüfer erst recht nicht. Da ist die Dominanz aus Nürnberg und Walldorf zu groß. Schade eigentlich.
Stammdatenpflege
Also gibt es bei diesen Unternehmen zwei Buchführungssystemen (DATEV als Lead-System wg. der Steuerprüfung). Beide Systeme benötigen Geschäftspartnerdaten. Welches ist dafür das Lead-System?
Egal wofür man sich entscheidet. Die Geschäftspartnerdaten sollten synchonisiert werden. Ist *dempiere/mf das Leadsystem, dann werden nach einem initalem Befüllen der Stammdaten ins DATEV nur die Veränderungen (Zugänge, Deaktivierungen und Änderungen) periodisch übertragen.
Das geht relativ einfach mit dem DaTeV-Format. Unter diesem Link findet man eine Beschreibung der DTVF ASCII-Dateien zum Export und Import von Stamm- und Bewegungsdaten in ein DATEV Rechnungswesen-Programm. Wenn jemand an einer sql-Query interessiert ist zum initialen Extrahieren der Kunden/Lieferanten-Daten, dann bitte melden.
Synchronisierung der Bewegungsdaten am Beispiel vom Vertriebsprozess
Das ist schon etwas anspruchvoller. Der Vertriebsprozess beginnt mit dem Angebot und endet unserer Meinung nach nicht mit dem Versenden der Rechnung, sondern erst dann wenn der Debitor seine Rechnung bezahlt hat und die Belege verbucht sind. Die Abbildung zeigt die Prozesse ab der Rechnungsstellung:
In der Rechnungsstellung wird dem Kunden eine Rechnung zugestellt. Im Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung und die Offene Posten Verwaltung extern via DATEV erledigt. Dafür müssen Rechnung, Rechnungsdaten dem Steuerberater als DTVF-Buchungsstapel bereitgestellt werden. Die Zahlungseingänge fliessen in die Offene Posten Verwaltung. Die Ergebnisse, eine Liste von abgeglichenen Rechnungen und Zahlungen im DATEV Jargon OPOS-Liste genannt, können in die Offene Posten Verwaltung von *dempiere/mf zurückfliessen. Für die verbliebenen nicht beglichenen Rechnungen wird ein Mahnlauf durchgeführt.
Warum schreibe ich diesen Beitrag?
- weil unter metasfresh datev-schnittstellen-dokumentation nicht viel steht
- und wir mit @metasnw darüber letzte Woche diskutiert haben
- die Schnittstelle via DTVF-Buchungsstapel wird künftig durch ZUGFeRD ersetzt und dies hat eine Symetrie zu openTrans
